Una cotización rápida y exacta puede ser la diferencia para el éxito

1. Cotización:El precio de cotización es la parte central de un presupuesto completo y va de la mano de la descripción técnica de la solución, la fecha de entrega y otras condiciones generales o específicas. El requisito para un cálculo realista es el examen y evaluación cuidadoso de la solicitud. En este sentido, incluso antes de identificar el diseño técnico final, los primeros criterios que deben evaluarse son la viabilidad, conveniencia e importancia estratégica. Aquí hay una gran cantidad de conocimiento para evaluar los posibles riesgos de costear un trabajo muy por debajo de los valores reales a causa de tener en cuenta algún requerimiento especial de mecanizado o herramientas no disponibles, diseño de sistemas de agarre especiales, entre otros. En este punto, el análisis de información de trabajos pasados es fundamental. La diferencia está entre si los datos están en la cabeza de una sola persona u organizados para que más miembros de la organización tengan oportunidad de tomar decisiones.
2. Cálculo continuo de costos: Después de que el cliente adjudica el contrato y en paralelo al inicio de la producción, el cálculo de costes en curso comienza. Durante la fase de fabricación de la herramienta, las horas de trabajo reales (del personal y máquina) incurridos se contabilizan como gastos y se capturan de manera simultánea. A través de una comparación continua de costos calculados y horas de trabajo ya realizadas, se crea un cálculo concurrente de costos diario.
3. Post cálculo:El costeo final ocurre después de la finalización y entrega del producto al cliente. Las horas de trabajo adicionales y posibles costos indirectos no contabilizados previamente deben ser reportados individualmente y luego comparados con el plan original. Las posibles diferencias positivas o negativas se evalúan para que los resultados sean implementados en el cálculo de costos futuros y precios de cotización. Para mayor transparencia, es útil llevar un desglose de los costos dependiendo de la etapa del proceso, detallando los pasos tecnológicos y las máquinas utilizadas. Si hay desviaciones relevantes con respecto a lo planificado, se definen tanto los objetivos de mejora, como la asignación de responsabilidades.

La disponibilidad de la información es la clave

Hoy en día siguen siendo muchos los talleres que aplican métodos de cálculo basados en la experiencia pura de sus empleados. Muchas veces basados en el promedio del costo por kg de producto vendido en el pasado. Este último es llamado el método de similaridad. Según este, se asume que hay un principio de proporcionalidad entre el costo del material y el resto de costos directos e indirectos en la empresa. Sin embargo, la complejidad de las piezas a fabricar está incrementando. Hay cada vez más características de diseño individualizadas en cuanto a geometrías, aleaciones, acabados superficiales, tratamientos térmicos, que dificultan el proceso de costeo basado en promedios de costos pasados.

El requisito actual para determinar los costos es la disponibilidad rápida de toda la información necesaria. Por lo general, esta no se encuentra a la mano con el nivel de detalle requerido, por lo que se vuelve crucial tener un software que permita revisar en bases de datos bien organizadas los factores que influenciaron en casos pasados los costos finales de un producto. Acabados superficiales, tolerancias, ajustes, etc. Esto ahorra trabajo repetido, dado que muchas veces llegan requerimientos de piezas que ya se habían trabajado, pero esta vez son asignadas a otro trabajador que debe hacer todo el análisis una vez más.

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En resumen, se trata de evitar que todo el conocimiento quede almacenado en una o pocas personas de la organización, y que más bien, la información pueda ser consultada, mantenida y analizada por una base más grande de personas y departamentos de la compañía. Después de todo, el conocimiento necesario para hacer una cotización incluye directamente el know-how de la empresa y es crucial que este se mantenga y crezca para el beneficio de la misma. 

Un ejemplo de solución para cotizaciones más rápidas

La firma estadounidense Paperless Parts, desarrolló un software que apoya a las empresas a generar cotizaciones rápidas con base en la información disponible en planos 3D, registros históricos organizados y, de manera revolucionaria, de planos técnicos en 2D en formato PDF. Esto último se realiza utilizando tecnología de reconocimiento óptico de caracteres (OCR, por su sigla en inglés). Gracias a este desarrollo, el software permite ver y almacenar los archivos, calcular rápidamente requisitos de formas de materiales óptimas (barras, varillas o láminas), además de detectar automáticamente si una pieza se puede fabricar en el taller, en función de los umbrales de geometrías de fabricación que se le hayan programado. Según información del fabricante del software, su motor de geometría analiza piezas basándose en varios procesos de manufactura para identificar problemas potenciales como esquinas estrechas y agujeros profundos o áreas que requieren herramientas especiales.

Con las herramientas digitales adecuadas, los talleres metalmecánicos pueden reemplazar los procesos manuales ineficientes y mejorar los tiempos de respuesta con mayor seguridad de que sus costos están bien calculados, mejorando la experiencia de compra que los compradores modernos esperan.

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